ClockWise: grip op uren in complexe bouwprojecten met meerdere combinanten

Bouwbedrijf Heijmans werkt al meer dan tien jaar met ClockWise. “Wij zetten ClockWise in op projecten waarbij we samenwerken met collega-aannemersbedrijven,” vertelt Leo de Cort, bedrijfsleider proces & omgevingsmanagement bij de infratak van Heijmans.
 

Waarom ClockWise?
Juist in combinatieprojecten is het cruciaal om grip te houden op uren, voortgang en kosten, zónder dat partijen in elkaars systemen hoeven te werken. Voor Heijmans is dat precies de reden om ClockWise in te zetten. “Iedere partij werkt met zijn eigen systeem voor urenregistratie,” aldus Leo de Cort. In het verleden leverde dat problemen op.
“We werkten met Excel-sheets waar mensen iedere week hun uurtjes moesten invullen. Dat werd op het project verwerkt tot een totaalsheet, maar dat was erg foutgevoelig, tijdrovend en slecht controleerbaar. ClockWise is de gezamenlijke omgeving waarin alle partijen hun uren vastleggen en accorderen, naast hun eigen systemen,” legt De Cort uit.  “Je hebt een kortcyclische urenbewaking. Het is makkelijker, sneller en betrouwbaarder.”
Anita Borst, mede-eigenaar en sinds het begin betrokken bij ClockWise, vult aan: “ClockWise is snel inzetbaar en schaalt eenvoudig mee en dat sluit goed aan bij de dynamiek van complexe projecten. Onze visie is dat software makkelijk en snel inzetbaar moet zijn.”

Baanbrekend, zelfs in de tenderfase
Voor Heijmans zit de meerwaarde vooral in overzicht en snelheid. “Bij de A27-tender hebben we ClockWise intensief gebruikt,” vertelt informatiemanager Cecile Mathijsen enthousiast. “Ik vond het best baanbrekend om dat al in de tenderfase te doen.” Juist in die vroege fase bleek dat één gezamenlijke omgeving helpt om grip te houden op capaciteit, uren en samenwerking. Volgens Mathijsen houdt het systeem overzicht in complexe situaties. “Je ziet sneller waar capaciteit naartoe gaat en hoe uren zich ontwikkelen binnen zo’n project. Dat helpt enorm bij het maken van keuzes.”
 
Complexe projecten, heldere structuur Borst benadrukt ook de flexibele inrichtingsmogelijkheden “We ondersteunen complexe Work Breakdown Structures (WBS) waarbinnen je op een heldere manier rechten en rollen kunt uitgeven. Goedkeuring is belangrijk. Het gaat om grote bedragen.”
Die flexibiliteit werkt ook over organisatiegrenzen heen. “Als er meerdere organisaties meewerken aan een project, kun je precies instellen welke partij welke rol heeft in het accorderingsproces,” zegt Borst. “Bovendien kan het systeem binnenkort worden ingericht om de bouw-CAO te ondersteunen, denk aan de verschillende toeslagen. ClockWise zorgt voor de juiste export.”

NEC4-ready: vertrouwen door transparantie
ClockWise wordt ook gebruikt door TM ROCO voor de Oosterweelverbinding. “Daar werken ze met NEC4, een nieuwe contractvorm om samenwerking te bevorderen” aldus Karel de Vos, eveneens mede-eigenaar, "Risicobeheersing is daarbij belangrijk. Met de audit trail in ClockWise beperk je bijvoorbeeld het risico dat er onduidelijkheid ontstaat over wat er wordt gedeclareerd. Alle partijen kunnen precies zien wat er is gedeclareerd en waarom."
"Het gaat erom dat je één centrale waarheid hebt voor uren die worden geschreven en voor informatie die gezamenlijk wordt opgebouwd. Dat schept vertrouwen tussen partijen die elkaar soms voor het eerst ontmoeten op een project."
ClockWise biedt daarbij meer dan alleen urenregistratie. "Je kunt tarieven aan uren hangen en het financiële plaatje binnen gaan," vertelt De Vos. "Niet alleen het invoeren van uren, maar ook het accorderen ligt vast in die audit trail. Bij grote projecten verkleint dat de risico’s aanzienlijk.”
Zo houd je snelheid én controle, ook als meerdere partijen samen één project draaien.