Voor wie
Bekijk de organisaties waar ClockWise veel wordt gebruikt
Maak je gebruik van de WBSO? klik hier
Een voorbeeld inrichting in ClockWise
In ClockWise is de projectorganisatie met urenschrijfproces en bijbehorende rollen in te richten in het systeem. Dit kan worden uitgevoerd door de beheerder op de Beheer pagina.
Partners en hun medewerkers
In de map 'Medewerkers' worden de gebruikers ingevoerd in ClockWise. Dit zijn alle medewerkers met de verschillende rollen die moeten kunnen inloggen in ClockWise.
Eerst worden de partners als afdelingen ingevoerd.
Binnen deze afdelingen worden de medewerkers van de partner opgevoerd. Alle mogelijke rollen zijn voor iedere partner beschikbaar.
In het voorbeeld zijn voor Partner A vijf gebruikers ingevoerd waarvan drie projectmedewerkers, een projectmanager en een mee kijk medewerker. De Meekijk medewerker kan alle uren van de medewerkers van Partner A bekijken.
De projectorganisatie
Het project en de onderdelen worden in de klant/projectstructuur opgevoerd. Bovenaan staat de Projectdirecteur. Daaronder de projectafdelingen en deelprojecten met hun eigen projectmanagers. Deze managers krijgen accordeerrechten voor de uren die geschreven zijn op hun project. Zo kan Projectmanager (B) alle uren geschreven op '1.1 Voorlopig ontwerp' goedkeuren. Zowel de uren van Projectmedewerker 3 (A) van partner A en als die van projectmedewerkers van partner B. Het goedkeuren is partner overstijgend.
De projectmedewerkers worden gekoppeld aan de projectonderdelen waar zij hun uren op mogen boeken. Een zelfde project medewerker kan gekoppeld worden aan meerdere deelprojecten met verschillende managers.
Het proces
Een projectmedewerker schrijft uren op de projectonderelen waaraan hij is toegekend. Dit kan via de webbrowser, met de mobiele app of met de Chrome app.
Aan het eind van de week kan deze worden ingeleverd.
De Projectmanager (C) van '1.2. Definitief ontwerp' krijgt de projecturen ter akkoord aangeboden.
De Projectmanager (B) kan de uren van '1.1. Voorlopig ontwerp' goedkeuren.
De projectdirecteur kan de uren van de projectmanagers goedkeuren
De beheerder houdt toezicht op hoe het process verloopt.
- Hij kan medewerkers die hun weken niet hebben ingeleverd met een druk op de knop een herinneringsmail sturen.
- Hij kan projectmanagers die hun project moeten goedkeuren een herinneringsmail sturen.
- Hij kan de taak van een manager overnemen als deze afwezig is.
De financieel manager kan de geschreven en goedgekeurde uren van de partners per periode bekijken.
Hij kan pro forma facturen per partner genereren.
En automatisch een urenspecificatie meesturen per e-mail.
De uren staan daarna vast in het systeem en worden niet meer ter facturatie aangeboden. Zo heeft de financieel manager inzicht in wat de openstaande uren zijn.
In het 'Reversed Billing' overzicht staan de gemaakte facturen:
De Meekijk medewerker (B) kan inloggen en de geschreven uren door alle medewerkers voor Partner B bekijken.
Ook de kostprijs is inzichtelijk.
