icon

Flexibele inrichting

Maak het zo eenvoudig of ingewikkeld als u zelf wilt.
Wat je er in stopt kun je er ook weer uithalen. De inrichting is dus belangrijk! En met de flexibele projectstructuur van ClockWise is er veel mogelijk.

  • Geschikt voor iedereen die met uren werkt
  • Meerdere bedrijven in 1 account
  • Inleen tussen afdelingen
  • Zelf rollen aanmaken

Bijvoorbeeld een eenvoudige, inrichting met klanten en projecten waarnaar u uw facturen verstuurd. Of een inrichting met meerdere projectmanagers, ingehuurde ZZP-ers en een digitaal klant akkoord.

Beide zijn van belang voor hoe de data weer kan worden opgehaald en hoe bijvoorbeeld rechten uit te delen.

flexibele inrichting

(1) Eenvoudig - (2) Managers op verschillende niveaus

Case 1: Samenwerken in ClockWise met verschillende organisaties aan een (subsidie) project

Wie

Grote bouwprojecten, interregionale projecten, ESF/WBSO samenwerkingsverbanden

Hoe

In deze implementatie is de klant/project structuur vaak een groot project over meerdere jaren. In de afdelingsstructuur worden de meewerkende partners ingevoerd met daarin hun medewerkers.
De medewerkers worden gekoppeld aan de projectonderdelen die zij gaan uitvoeren. In het project worden projectmanagers gekoppeld mogelijk op meerdere niveaus.

Iedere organisatie kan zien hoeveel uren er door haar medewerkers zijn gemaakt voor het project. Als de inkooptarieven zijn ingevoerd kan met de Reversed Billing inkoopfacturen aan het project worden gestuurd.

samenwerking tussen bedrijven

Case 2: Klant/project inriching met digitaal klant akkoord

Wie

Detacherings organisaties (IT, Consultants), Uitzendbureaus met langlopende projecten, Interim bedrijven

Hoe

De detacheringen zijn de projecten. Een contactpersoon bij de klant kan het digitaal klant akkoord geven. Deze wordt als projectmanager gekoppeld. De contactpersoon krijgt bij het inleveren van de periode ( week, halve week of per maand) een mail met een link waarmee de uren kunnen worden goedgekeurd. Na het digitaal akkoord kunnen de uren direct worden gefactureerd.

meerdere bvs

Case 3: Inrichting voor interne urenregistratie met inleen

Wie

Ziekenhuizen, scholen, overheidsinstellingen, stichtingen, verenigingen

Hoe

Gebruik de klant/projectstructuur als een mappen structuur. Gebruik de klantmap niet als klant maar bijvoorbeeld als een map waar een bepaalde soort projecten onder valt. Of gebruik een map als afdeling, proces of locatie waarbinnen bepaalde projecten of activiteiten lopen.

Als u zowel projecten als medewerkers in (dezelfde) afdelingstructuur plaatst kun u zien hoeveel uren een medewerker aan projecten binnen zijn afdeling werkt, maar ook hoeveel uren aan projecten buiten zijn afdeling. Daarmee heeft u inzage in de uitleen tussen de afdelingen binnen uw organisaties.

Case 4: Meerdere eigen bv's in een account & factureren vanuit die bv's

Wie

Bedrijven met holdingstructuren, bedrijven die in de loop van de tijd zijn gesplitst, meerdere bv's met bijvoorbeeld een administratie afdeling.

Hoe

Gebruik een standaard eenvoudige ClockWise inrichting met een extra klantgroep laag als verzameling voor uw BV. U plaatst uw klanten zo in verschillende BV's, allemaal met een eigen factuur template, en eigen factuurnummering.

In de afdeling structuur kunt u uw medewerkers ook in een BV plaatsen. Uren die een medewerker maakt bij uitleen aan een andere BV kunnen worden gerapporteerd met bijbehorende kosten.

meerdere bvs

Case 5: gebruik maken van Reversed billing

Wie

Alle bedrijven die met ZZP-er of onderaanneming werken.

Hoe

Voer de ZZP-ers of onderaannemers als afdelingen en medewerkers op in ClockWise. De uren van een ZZP-er kunnen worden gefactureerd naar de klant en van dezelfde uren kan een inkoopfactuur, een reverse bill, worden gegeneerd die vanuit ClockWise naar de ZZP-er wordt gestuurd. Beide facturen kunnen met de administratieconnector naar Twinfield, Snelstart of Exact Online worden overgezet.

Combinaties van al deze inrichtingen zijn natuurlijk mogelijk en worden veel gebruikt.

Vraag ons naar de mogelijkheden, wij helpen u graag bij uw specifieke inrichting!

Rollen en rechten

Er zijn standaard rollen beschikbaar met de meest voorkomende instellingen.
de rollen:
- gebruiker (om uren te schrijven)
- beheerder (om alles te kunnen)
- afdelingsmanager (om uren goed te kunnen keuren)
- klant (voor het digitaal klantakkoord)

U kunt zelf rollen toevoegen door gebruikersgroepen toe te voegen aan ClockWise. Veel gebruikt is bijvoorbeeld een groep voor de financiele administratie of voor projectmanagers.