Voor wie 
Voor wie
Bekijk de organisaties waar ClockWise veel wordt gebruikt
Maak je gebruik van de WBSO? klik hier
Urenschrijven met een projectorganisatie
Wat is een projectorganisatie?
Een projectorganisatie is tijdelijke organisatie die wordt opgericht om een project uit te voeren. De organisatie heeft een projectdirecteur, projectadelingen en eigen projectmanagers. De medewerkers van een projectorganisatie zijn medewerkers van verschillende bedrijven, ofwel de projectpartners.
De organisatie kan een, voor het project opgerichte, eigen (tijdelijke) rechtspersoon zijn. Bijvoorbeeld in de vorm van een VOF of THV.
Voorbeeld organogram projectorganisatie
Een projectorganisatie heeft en bepaalt zijn eigen administratie. Omdat er meerdere partners meewerken bestaat het risico dat uurgegevens in verschilend formaat op verschillende momenten worden aangeleverd. Dit kan een onnnodig ingewikkeld en tijdrovend declaratieproces tot gevolg hebben.
ClockWise biedt hier een oplossing in. Door namelijk in één systeem te werken wordt dit voorkomen. Er ontstaat een uniform urenregistratie, accordeer en rapporteer proces. Een basis voor de dashboards en financiele administratie en onafhankelijk van de partners. En het scheelt tijd!
Tegelijkertijd kunnen de partners zelf in het systeem de uren van hun medewerkers bekijken.
Bekijk hier een voorbeeld inrichting in clockwise
Het urenschrijfproces en de rollen
De projectmedewerker
De projectmedewerker schrijft uren en dient deze uren ter goedkeuring in bij de projectsmanager.
Een projectmedewerker kan uren schrijven op verschillende deelprojecten. Voor de geschreven uren geld teen tarief.
De projectmanager
De projectmanager(s) hebben inzag in de ingediende urenstaten voor hun deel van het project. Deze uren kunnen ze goedkeuren of afkeuren en teruggeven aan de projectmedewerker. De projectmanager heeft inzage in alle op zijn deelproject geschreven uren. Dit zijn de uren van alle projectmedewerkers, onafhankelijk van de projectpartner
De projectdirecteur
De projectdirecteur kan alle geschreven uren in het project bekijken en de uren van de managers goedkeuren.
De financieel manager
De financieel manager kan de goedgekeurde uren financieel verwerken. Hij kan voor iedere partner een urenlijst uitdraaien met de uren die gedeclareerd mogen worden. De financieel manager heeft inzicht in het totaal aan gedeclareerde uren voor het project en de deelprojecten en bijbehorende bedragen. Hij houdt wijzigingen van de tarieven bij.
Meekijk manager
Als een partner een proforma factuur binnen krijgt kan de meekijkgebruiker van de partner de uren in het systeem nogmaals controleren. Mogelijk kunnen uren nog naar andere systemen worden geexporteerd.
Project administrateur of beheerder
De beheerder houdt toezicht op het proces. Hij zorgt ervoor dat medewerkers de van hun verwachte taak kunnen uitvoeren door rechten uit te delen en toegang tot de benodigde gegevens toe te kennen.. De beheerder zorgt voor het onderhoud van het process.
Waarom ClockWise?
De mogelijkheden van ClockWise sluiten uitstekend aan bij de beschreven projectorganisatie structuur, het process en de beschreven rollen en rechten. Hoe dit proces kan worden geimplementeerd en welke middelen beschikbaar zijn staat in de later volgende voorbeeld implementatie beschreven
Functioneel
- ClockWise zorgt ervoor dat data univorm beschikbaar is
- Het urenschrijf en declaratieproces wordt centraal geregeld
- De projectpartners kunnen hun eigen uren zelf bekijken, terwijl het systeem onafhankelijk van de partners blijft
- Rapportages over projecten zijn beschikbaar voor projectmanagers
- Gegevens exporteren/koppelen aan andere systemen (dashboard, administratief)
- Heldere rollen en rechten over de ingevoerde gegevens, duidelijkheid over wie welke data kan zien
Operationeel
- Er is een korte implementatietijd
- Er kan eenvoudig worden op en afgeschaald. Dit komt van pas bij de verschillende fases van het project waarbij meer en minder medewerkers uren hoeven bij te houden
- Het is online en ook beschikbaar via apps
- Er hoeven geen externen in uw eigen systeem. Houd uw gegevens bij de juiste personen
- Onafhankelijk derde partij
Bekijk hier een voorbeeld inrichting in clockwise
Ben je al klant of wil je meer informatie?
