ClockWise is een online systeem voor urenregistratie dat in de afgelopen jaren in toenemende mate gebruikt wordt bij samenwerkingsprojecten in de bouw. Eigenaren Anita Borst en Karel de Vos vertellen waarom hun online urenregistratiesysteem bij uitstek geschikt is voor de bouwsector.
Stel: je werkt met meerdere partijen aan één bouwproject, zoals het aanleggen van een snelweg of het bouwen van een nieuwbouwwijk. Hoe registreer je op een snelle, efficiënte en overzichtelijke manier de uren die iedereen maakt? ClockWise is hierin gespecialiseerd. Het softwarebedrijf, dat al twintig jaar bestaat, biedt urenregistratie, projectmanagement en facturatie aan in één systeem. ‘In de praktijk blijkt dat ons systeem heel geschikt is voor de bouwsector, met name bij grote complexe projecten, waarbij verschillende partijen betrokken zijn,’ zegt Borst. ‘De eerste implementatie is zo’n tien jaar geleden geweest voor de A4. We hebben toen veel geleerd over hoe zo’n groot project werkt’. Sindsdien wordt ClockWise gebruikt in binnen- en buitenland bij wegenbouw-, dijkversterkings-, haven- en andere bouwprojecten. Borst: ‘Projecten in de bouw hebben een duidelijk begin en eind. Daarvoor wil je geen te zware ICT infrastructuur opzetten. ClockWise is eenvoudig te implementeren en snel inzetbaar. De verschillende fasen van een project hebben hun eigen proces en eisen. Wij kunnen daar als bedrijf goed op inspelen en meeschalen met de voor het bouwproject actuele behoefte.’
De verschillende partijen werken in één systeem voor consolidatie (het samenvoegen) van uren. De Vos: ‘Via ons systeem komt alle data van het samenwerkingsproject uniform beschikbaar in plaats van dat je met allerlei verschillende Excel sheets werkt. Dat scheelt de betrokken partijen veel tijd en geld.’ Rapporteren van gemaakte uren kan direct per partner maar ook als geheel van alle projecturen aan de opdrachtgever. Medewerkers van de deelnemende bedrijven kunnen (online of via de App) uren schrijven en indienen waarna projectmanagers deze uren kunnen goedkeuren. Hier kunnen ook inkooptarieven aan worden gekoppeld, waardoor per partner kan worden gerapporteerd welk bedrag hij mag declareren. Ook kan er direct een pro forma inkoopfactuur met specificatie naar de partner worden verstuurd van de goedgekeurde uren. ClockWise houdt hierbij optimaal rekening met de complexe verdeling van rollen en rechten die bouwprojecten met zich meebrengen.’
Ook tijdens de Corona crisis bewijst ClockWise zijn toegevoegde waarde. Borst: “Van een Belgische klant kregen we de vraag of bijgehouden kon worden op welke locatie iemand werkzaam is om aan de coronamaatregelen te kunnen voldoen. Bij een ander project was het voor de uitbetaling van reiskosten wenselijk bij te houden op welke locatie werd gewerkt, op kantoor of thuis.” De Vos vult aan: ‘We hebben toen een locatie-component aan ClockWise toegevoegd waarmee dit mogelijk is. Je kunt ClockWise zien als een platform waarmee we snel kunnen inspelen op de actualiteit. Zo heeft de coronacrisis ons in feite geholpen om ons systeem verder te optimaliseren.’
De Vos en Borst doen er alles aan om hun product continu up-to-date te houden en futureproof te maken. De Vos: ‘De uitdaging is om ervoor te zorgen dat we blijven meebewegen met de tijd en veranderende behoeften van onze klanten. Ik krijg veel energie van het oplossen van technische uitdagingen achter de schermen, op zo’n manier dat de gebruiksvriendelijkheid aan de voorkant optimaal blijft. Zo kunnen bedrijven met ons systeem makkelijk per partner hun Single Sign-On regelen waardoor in hetzelfde projectaccount elke partner zijn eigen authenticatiemethode kan gebruiken. Ook is het mogelijk om Power BI en Qlik aan ClockWise te koppelen waardoor onze klanten vanuit deze systemen alle ingevoerde uren en gegevens kunnen bekijken. Met dit soort intelligente aanpassingen spelen we doelgericht in op de behoeftes van klanten en zorgen we dat we klaar zijn voor de toekomst.’
Dit artikel is gesponsord door ClockWise en verschenen in Cobouw dec 2020
info@clockwise.info
