Clockwise blog

Urenregistratie & de WBSO

Houd je urenadministratie voor de WBSO bij in ClockWise!

Doe je als organisatie Research and Development projecten, dan kun je daar met WBSO subsidie voor aanvragen. Dit is een subsidie op loonkosten, waarbij het noodzakelijk is de tijd die je als bedrijf bezig bent met innovatie bij te houden in een urenadministratie. In die urenadministratie geef je aan welke van deze uren innovatie uren zijn. Voor deze uren krijg je vervolgens subsidie op de loonkosten.

Lees hieronder meer over uw mogelijkheden met de WBSO, of vraag direct een ClockWise proefomgeving of gratis demo/consult aan

De WBSO

De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) is een fiscale stimuleringsregeling waarmee de overheid een deel van de loonkosten, overige kosten en uitgaven voor S & O (Speur en ontwikkelingswerk) of R & D (Research & development) op zich neemt.

Het aanvragen van WBSO subsidie is niet ingewikkeld maar omdat je dat doorgaans niet vaak doet kan het handig zijn daar ondersteuning bij te vragen. In Nederland zijn er veel bureau’s die zich hiermee bezig houden.

Een sluitende tijdregistratie

Waar moet je aan voldoen als je WBSO subsidie is toegekend? In je aanvraag van de subsidie maak je een begroting van het aantal uren dat je denkt nodig te hebben om het project uit te voeren. Mogelijk zijn er verschillende werkzaamheden en zijn deze gespecificeerd in de aanvraag. Om aan te tonen dat je deze uren ook daadwerkelijk hebt gemaakt moet een sluitende urenadministratie worden bijgehouden. Dit betekent dat de urenregistratie niet alleen voor de WBSO projecten moet worden gedaan, maar ook dat er een urenregistratie van de overige projecten moet worden bijgehouden. Dit sluit dan in totaal tot een compleet overzicht van de uren van een medewerker in een week, het aantal contracturen van een medewerker. Zorg ervoor dat je urenregistratie meteen bij de start van het project begint. Een WBSO-aanvraag kan even duren maar de gemaakte uren staan dan wel al klaar.


Een urenregistratie per project, per medewerker

Zorg ervoor dat alle medewerkers die meewerken aan het project hun urenregistratie hier op kunnen bijhouden. Ken ze toe aan het project al dan niet met een aantal begrote uren daarbij.


Urenregistratie invullen maximaal na 10 werkdagen

Zorg ervoor dat de project medewerkers hun uren binnen 10 werkdagen, maakt 14 dagen geschreven hebben en ingeleverd hebben. Na het inleveren moeten de uren vast staan. Liever nog leveren de projectmedewerkers hun urenadministratie wekelijks aan. Dit zorgt voor een accurate urenrgistratie, niet alleen voor de WBSO maar ook om zelf inzicht te krijgen in de voortgang van een project.


Hoe veel tijd kosten alle projecten?

Buiten de WBSO wil je ook graag weten hoe je projecten er voor staan. Laat je urenregistratie niet helemaal leiden door de subsidie. Deel de projecten zo in dat je er zelf ook iets aan hebt als organisatie. Kijk wat de voortgang is en of je begroting klopt. Hoe meer je doet met je uren administratie hoe gemotiveerder medewerkers zijn om de urenregistratie goed te doen.


Een weetje..

"De eerste gebruiker van ClockWise was een typisch Research & Development bedrijf. Gestart als spin-off van de studierichting AI (Artificial Intelligence) aan de RUG (Rijksuniversiteit Groningen). Dit bedrijf gebruikte ClockWise toen nog niet voor de WBSO, maar om een urenregistratie te voeren voor de research projecten en inzicht te geven in de gemaakte uren voor de aandeelhouders. De eigenaren van ClockWise hebben beide eveneens deze studie Artificial Intelligence aan de RUG gevolgd."

icoon-gebruiker

Tips voor uw S&O administratie in ClockWise

Werkzaamheden

  • Probeer uw werkzaamheden duidelijk te omschrijven en in te delen. Systematisch werken in de projectstructuur kan u veel werk schelen met het bijhouden van uw projectadministratie.
  • ClockWise biedt onder andere mogelijkheden codes en referentienummers toe te wijzen aan uw klanten en projecten. Ook kunnen er omschrijvingen worden toegevoegd.
  • Geef uw WBSO-projecten een begin- en einddatum, zodat deze overeenkomen met de data die u heeft ingediend voor een WBSO-aanvraag.

Icon Werkzaamheden

Overzicht in gegevens

  • In ClockWise is het mogelijk projectsoorten aan te maken. Label uw WBSO-projecten als WBSO en raak hierbij nooit het overzicht kwijt, omdat deze projecten makkelijk te filteren zijn van uw andere projecten.
  • In Nederland zijn ondernemingen verplicht hun administratie 7 jaar te behouden. ClockWise biedt men de mogelijkheid een geordende omgeving te behouden door projecten te kunnen sluiten of werknemers non-actief te stellen. Gegevens blijven hierdoor beschikbaar!
  • Ook is het mogelijk uw ClockWise data te visualiseren. Gebruik deze data met onze koppelingen met Power BI of Qlik en voeg deze toe aan uw presentatie tijdens een controle.

Icon Overzicht gegevens

Uren bijhouden

  • Mochten er nog niet geaccordeerde projecten zijn, of medewerkers zijn die uren zijn vergeten in te leveren, biedt ClockWise een mailmogelijkheid om uw werknemers hieraan te herinneren. Uren mogen namelijk maar 10 dagen vertraagd worden ingevuld
  • Urenschrijven kan tegenwoordig ook simpel en overal via onze app. Hiermee maakt ClockWise het urenschrijven laagdrempelig voor iedere werknemer en nodigt hen hiermee uit gemakkelijker te participeren.
  • Laat medewerkers dagelijks onkosten, reiskosten/kilometers en opmerkingen beschrijven per project in het urenregistratiescherm en maak duidelijke afspraken omtrent het (wekelijks) inleveren van uren.

Icon Uren Bijhouden

Administratie voor de RvO

  • Zorg voor duidelijke restricties en regels binnen het urenschrijfsysteem, om kans op foutieve urenadministratie zo klein mogelijk te maken. ClockWise biedt eindeloze mogelijkheden hierin met betrekking tot gebruikersgroepen of zelfs het hele systeem. Hiermee zorgt u voor uniforme gegevens.
  • Vul bijvoorbeeld restricties in bij minimale en maximale contracturen in bij medewerkers. Hiermee zorgt men ervoor dat de contracturen altijd worden behaald en sluitend zijn, omdat verlof en verzuimuren verplicht worden genoteerd buiten de WBSO-werkzaamheden (en hierom verklaarbaar zijn).
  • Ingeleverd betekent ook echt ingeleverd. De uren worden vastgezet door het complete goedkeurproces heen, tenzij deze worden afgekeurd en teruggegeven aan de gebruiker.
  • Bekijk in uw ClockWise rapportages het hele verloop van de goedgekeurde uren in uw bedrijf. Met de ClockWise uurstatus krijgt u makkelijk inzicht in wanneer en door wie de uren zijn ingeleverd en goedgekeurd! Zo zijn deze ook te verantwoorden.

RvO vertraging voorkomen

Demo aanvragen

Vraag direct een gratis en vrijblijvend consult/demo aan van 30 minuten!

Overstappen op online urenregistratie is niet niks. Gelukkig heeft ClockWise hier ervaring mee en denken wij graag mee met jullie bedrijf.

Laat minimaal een naam, bedrijfsnaam en e-mailadres achter en dan neemt Clockwise contact met u op om een afspraak in te plannen.

Samen kijken we of ClockWise bij uw bedrijf past!

Gratis demo/consult aanvragen

ClockWise proefperiode

Maak vier weken vrijblijvend gebruik van ClockWise urenregistratie inclusief:

  • Alle ClockWise functionaliteiten (geen version discrimination)
  • Telefonische helpdesk op werkdagen van 9-17 uur
  • Consult omtrent de implementatie
  • Automatische beëindiging zonder verplichtingen

Heeft u in die periode geen contact met ons opgenomen dan doen wij dat eenmalig om te vragen of u verder wilt met de omgeving.

Proefperiode aanvragen