ClockWise urenregistratie

Uren schrijven en inleveren

Na inloggen verschijnt direct het urenscherm. Voor de meeste gebruikers is de urenregistratie pagina het onderdeel van ClockWise waar het meest gebruik van wordt gemaakt. Het urenscherm moet daarom overzichtelijk en eenvoudig in gebruik zijn. ClockWise heeft een matrix scherm waarbij de dagen van de week de kolommen zijn en de projecten de rijen. Onderaan een kolom staan de dagtotalen, aan het eind van de rij de totalen per project per week. Ook staat het totaal aan geschreven uren vermeld. Er kan worden ingesteld dat je precies het aantal uren moet schrijven wat je aan contracturen hebt.<br><br>Voor het urenschrijven en inleveren en het aanvragen van vakantie zijn een iPhone en Android app beschikbaar.

Lees meer over de urenregistratie instellingen
ClockWise urenregistratie

Urenregistratie Apps

Er zijn ClockWise apps voor iPhone, Android en Windows phone. In de app kan de medewerker urenschrijven, uren inleveren en vakantie aanvragen. Er kan met meerdere ClockWise accounts worden ingelogd. De app werkt ook met SAML als dat in het account is ingesteld.

Download de apps
ClockWise urenregistratie

Uren goedkeuren

In ClockWise is een een uitgebreid goedkeurings proces in te regelen. Zowel projectmanagers als afdelingsmanagers kunnen ingeleverde weken goedkeuren. Ook kunnen weken, halve weken aanhet eind van een maand en maanden worden ingeleverd en goedgekeurd. Eerst kunnen deelprojecten worden geaccordeerd waarna een projectmanegr het hele project goedkeurt en uiteindelijk de afdelingsmanager een hele week. U kunt een klant aanstellen als externe projectmanager waarmee de klant een digitaal akkoord geeft.

Lees meer over het accordeerproces
ClockWise urenregistratie

Digitaal klant akkoord

Klanten kunnen uren van projecten die voor hun worden uitgevoerd inzien en accorderen. U maakt een klant externe manager van een project. Als een medewerker zijn uren inlevert kan de klant een automatische mail ontvangen met tijdelijke link. Hiermee kan de klant inloggen en de uren goedkeuren. U kunt een klant ook een inlognaam en wachtwoord geven waarmee altijd kan worden ingelogd.

Lees meer over het digitaal klant akkoord
ClockWise urenregistratie

Vakantiekaart

Met de vakantiekaart in ClockWise kunt u vakantieuren aanvragen en goedkeuren. Een medewerker kan op ieder moment zien wat zijn actuele vakantiesaldo is. Voor ieder jaar maakt u een vakantieproject aan met een start- en einddatum. Voor iedere medewerker vult u de begrote uren per jaar in. Op het moment dat aangevraagde uren worden goedgekeurd worden ze ook direct geschreven. Het saldo is dan meteen bijgewerkt.

Vakantie aanvragen met ClockWise? lees meer
ClockWise urenregistratie

Kilometers, reiskosten & onkosten bijhouden

Bij een geschreven uur kunnen kilometers, onkosten en reiskosten worden geschreven. Of iemand dat mag kan globaal worden ingesteld of per project worden opgegeven. Voor de reiskilometers kan een kilometer tarief worden ingesteld. Deze kunnen worden doorberekend naar de klant, net zoals de inkosten en reiskosten. In de app is er de mogelijkheid om de kilometertracking aan te zetten en bij te houden hoeveel kilometers je om en nabij hebt gereden.

Kilometers registeren? Download de app!
ClockWise urenregistratie

Factureren

U kunt vanuit ClockWise verkoopfacturen in uw eigen factuur layout naar uw klanten versturen. Deze facturen kunnen ook vanuit ClockWise worden gemail, met uw eigen mail adres als afzender! Makkelijk want dan kunnen klanten zien van wie de factuur afkomstig is. <br>Facturen kunnen worden gemaakt op basis van uren * tarief, (meerdere) vaste bedragen en periodiek vaste bedragen. Zo kunt u bijvoorbeeld abonnementen factureren. ClockWise houdt bij of er nog iets open staat om te factureren.

Lees meer over alle financiele mogelijkheden
ClockWise urenregistratie

Reversed billing

Werkt u met ZZP-ers of ingehuurde medewerkers dan kunt u ook gebruik maken van de reversed billing. Voor de uren die u heeft gefactureerd naar uw klant kun u met het inkooptarief een inkoopfactuur of reversed bill aanmaken en versturen naar de gebruiker of het bedrijf van de gebruiker die de uren heeft geschreven. <br>Ook als u met een aantal bedrijven samen in een project in een ClockWise account werkt en u wilt weten hoeveel ieder bedrijf aan het project mag declareren, met de Reversed billing proforma facturen versturen naar de projectpartners.

Meer weten over Reversed Billing
ClockWise urenregistratie

Agenda / planning

Bij onze informele pay-off 'alles met uren' passen ook geplande uren. Een gepland uur wordt in de toekomst heel vaak een geschreven uur. In de agenda van ClockWise kunnen uren worden gepland en gekoppeld aan een project. Deze geplanden uren kunnen dan in het urenregistratie scherm van ClockWise worden geimporteerd bij het project en op de dat waar ze zijn gepland. Naast de agenda is een planbord beschikbaar. Daar kan snel worden bekeken wie er op welke dagen is ingepland.

Lees meer over vakantie/verlofkaart
ClockWise urenregistratie

Rapportages

De uren en bedragen die ClockWise zijn ingevoerd kunt u in de rapportages raadplegen. Uren kunnen los als detail overzicht of gesommeerd per medewerker, per periode of per klant/project worden weergegeven. U kunt zien of er nog uren te besteden zijn, op basis van uw begroting, wat de productiviteit is van uw medewerkers maar ook inzicht krijgen in de Financiele situatie van een project. <br><br>Filterinstellingen van rapportages die u vaker uitvoert zijn op te slaan. En u kunt gegevens uit Clockwise live inlezen in excel met de ook voor niet techneuten, zeer toegankelijke webservices light.

Voorbeelden van verschillende rapporten
ClockWise urenregistratie

Overwerk tarieven

Per medewerker per project, vanaf een bepaalde datum kan een tarief worden ingesteld. Zo blijven tarieven historisch behouden. Ook kunnen tarieven voor de verschillende dagen in de week worden ingesteld, een weekendtarief of feestdag tarieven. Deze tarieven kunnen automatisch worden gezet bij het het schrijven van een uur. Voor overwerk is dat anders, ClockWise weet niet of iets overwerk is of niet. Voor overwerk kan een tarief worden anagemaakt op de kaart. Een gebruiker geeft dan zelf aan of bepaalde uren Overwerk zijn door het Overwerk tarief te selecteren. Er is ook een ORT module beschikbaar.

Alles over tarieven
ClockWise urenregistratie

SAML

Wachtwoorden beleid wordt steeds belangrijker en een medewerker krijgt er steeds meer. Daarom wordt er steeds vaker gebruik gemaakt van 1 authenticatieprovider voor verschillende software systemen. Als u een authenticatieprovider gebruikt kunt u in ClockWise instellen dat medewerkers daarmee in kunnen loggen. Dit hoeft overigens niet voor iedereen te gelden. U kunt per gebruikersgroep instellen of met de externe autheticatieprovider moet worden ingelogd.

Lees meer over SAML