Power BI Data Connector handleiding

Het is mogelijk om gegevens uit ClockWise te visualiseren in Power BI. Dit kan gedaan worden via de data connector. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe deze ingesteld kan worden om de goede gegevens uit ClockWise te halen.

API client aanmaken

Om met Power BI te kunnen werken, moet er een API client aangemaakt worden in ClockWise. Dit kan in Configuratie → Instellingen → OAuth/API clients. Klik op 'OAuth client toevoegen', en geef een naam aan de client (bijv. Power BI), en druk op Opslaan. Let op: We hebben de Client ID en Client secret die hier al staan ingevuld later nodig om de verbinding te kunnen maken. Open de pagina van de API client om deze te kunnen kopiëren/plakken, of noteer deze ergens.

API-Client

Data Connector 'installeren' in Power BI

Het bestand met de Data Connector heeft een .mez extensie. Deze moet geplaatst worden in de map 'Documents\Power BI Desktop\Custom Connectors' onder de huidige gebruiker (maak de map of mappen aan als ze nog niet bestaan). Daarnaast moet in Power BI, onder 'Bestand → Opties en instellingen → Opties → Beveiliging → Gegevens extensie → (Niet aanbevolen) Toestaan dat een extensie wordt geladen zonder validatie of waarschuwing' ('File → Options and settings → Options → Security → Data extension → (Not recommended) Allow any extension to load without validation or warning'). Dit zorgt ervoor dat (onder andere) extensies die in de bovengenoemde map staan worden geladen. Herstart Power BI

InstallatieOptiesBeveiliging

Gegevens ophalen met de data connector

Vooraf

Er zijn een paar instellingen, die per bestand worden gemaakt in Power BI. Daaronder vallen een paar opties die de server verlichten. Voornamelijk voor grotere accounts is het aan te raden om deze instellingen aan te passen voordat de gegevens opgehaald worden via de dataconnector.

Ga in Power BI naar 'Bestand → Opties en instellingen → Opties → Gegevens laden (onder Huidig Bestand)'
Zet dan de volgende opties uit:

  • Achtergrondgegevens → Voorbeeld van gegevens downloaden op de achtergrond toestaan.
  • Tabellen parallel laden → Tabellen parallel laden inschakelen.

De laatste van deze twee is de belangrijkste van de twee. Deze zorgt er namelijk voor dat er niet vier (mogelijk grote) tabellen tegelijk worden opgehaald waardoor de server overbelast raakt.

Gegevens laden

Connectie maken

Om gegevens op the halen vanaf ClockWise via de Data Connector, moet in Power BI op 'Gegevens ophalen' geklikt worden. Hier is een menu te zien met alle connectoren die bestaan in Power BI. Druk op 'Overig'. Hier staan twee data connectoren van ClockWise, namelijk 'ClockWise' en 'ClockWise Uurgegevens'. De laatste haalt alleen de uren op, maar heeft ook kolommen met (een deel van de) projectgegevens en medewerkergegevens. 'ClockWise' bevat alle medewerker en projectgegevens, maar dan in meerdere tabellen die in relatie staan met de uren en de koppelingen. Kies een van deze twee en daarna op 'Verbinden'.

Gegevens ophalen

Klik op de achtergrond. Power BI waarschuwt dat de connector een betaversie is, klik op OK (en om de melding de volgende keren niet meer te zien op "Toon de melding niet meer opnieuw voor deze connector").
Daarna komt een popup met 4 of 8 velden. Voor de 'ClockWise' data connector zijn dat opeenvolgend:

  1. Clockwise account (bedrijfsnaam). Vul hier de naam van uw ClockWise account in (bijvoorbeeld als u inlogt bij uwbedrijfsnaam.clockwise.info, dan is uwbedrijfsnaam de naam die u in zou vullen in dit veld).
  2. Client ID. Vul hier de client id in die is aangemaakt in de API client.
  3. Client Secret. Vul hier de client secret in die is aangemaakt in de API client.
  4. Tarieven ophalen. Dit veld is optioneel, en mag óf leeg blijven, óf de waardes 'true' (waar) of 'false' (onwaar) bevatten. Indien 'true' wordt ingevuld, wordt tariefinformatie opgehaald bij de verschillende gegevens.
  5. Extra parameters voor de uren. Dit veld is optioneel, en mag dus leeggelaten worden. Hier kunnen parameters worden meegegeven zoals de aan de API kunnen worden meegegeven. Kijk hiervoor bij de API-documentatie (ga hiervoor naar uwbedrijfsnaam.clockwise.info/api/v2/doc → Reports → Hours in flat format). Bijvoorbeeld start en einddata kunnen worden meegegeven met start=YYYY-MM-DD&end=YYYY-MM-DD, etc.
  6. Extra parameters voor de koppelingen. Dit werkt op dezelfde manier als hierboven, maar is speciaal voor de koppelingen tabel die opgehaald kan worden door Power BI.
  7. Extra parameters voor de projecten. Idem.
  8. Extra parameters voor de medewerkers.

De 'ClockWise Uurgegevens' data connector heeft alleen de velden 1, 2, 3 en 5 van bovenstaande lijst. Om tarieven op te halen met deze connector moet bij de parameters voor de uren de parameter 'fields=salesfields,purchasefields' toegevoegd worden.

Contents vensterHours venster

Inloggen

Het volgende scherm dat wordt getoont de eerste keer dat de verbinding wordt gemaakt, is een inlogscherm. Daar staat de melding dat er nog niet is ingelogd, met een knopje inloggen. Druk hierop. Nu opent een andere scherm met de ClockWise inlogpagina. Log hier in. Dan zegt het inlogscherm dat er ingelogd is. Klik op "Verbinden".

Inloggen

Als er eerder al een keer ingelogd was, en de naam van het ClockWise account, de Client ID en de Client Secret hetzelfde zijn, wordt dit scherm niet getoont en worden de oude inloggegevens gebruikt. In "Bestand → Opties en instellingen → Gegevensbroninstellingen" kunnen bij verschillende data connectors opnieuw worden ingelogd als een andere gebruiker.

Uitkiezen van tabellen

Als de 'ClockWise' data connector wordt aangemaakt, opent nu het volgende scherm, met een keuze uit vier tabellen: Employees, Projects, Resources en Hours. Dit zijn respectievelijk de medewerkergegevens, projectgegevens, gegevens over de koppelingen tussen de medewerkers en projecten, en de gegevens over de uren. Power BI kan een voorvertoning maken van de tabellen, met een paar rijen data en alle kolommen die opgehaald worden, dit is echter afgeraden voor grote accounts (Anders moet Power BI de data twee keer ophalen, wat veel druk geeft aan zowel Power BI als de server). Dit kan aan of uit worden gezet in de instellingen vlak boven de vier tabellen.

Navigatievenster

Vink de tabellen die opgehaalt moeten worden aan, en de andere uit, en klik verder. Nu gaat Power BI rekenen, de data ophalen, en de tabellen initialiseren. Als Power BI klaar is kan de data gebruikt worden om grafische voorstellingen te maken.

De 'ClockWise Uurgegevens' data connector toont in plaats hiervan een voorvertoning van de gegevens die opgehaald worden.

VoorvertoningAlles geladen

Power BI kan de gegevens verversen, dus de connector hoeft niet opnieuw aangemaakt te worden als er bijv. nieuwe projecten worden aangemaakt. Mochten er andere parameters moeten worden ingesteld, bijvoorbeeld als de uren van het huidige jaar werden opgehaald en er is een jaarwisseling, dan moet de connector wel opnieuw aangemaakt worden om de nieuwe parameters in te kunnen stellen.