The translation of this page is unfortunately not available at the moment.
We are working on a localized version which should be available soon.

Urenschrijven met een projectorganisatie

Wat is een projectorganisatie

Een projectorganisatie is tijdelijke organisaties die wordt opgericht om een project uit te voeren. Er is een projectdirecteur, de organisatie heeft projectadelingen en eigen projectmanagers. De medewerkers van een projectorganisatie zijn medewerkers van verschillende bedrijven, de projectpartners.
De organisatie kan, een voor het project opgerichte, eigen (tijdelijke) rechtspersoon zijn bijvoorbeeld in de vorm van een VOF of THV.

Voorbeeld organogram projectorganisatie

Arganogram

Een projectorganisatie heeft en bepaalt zijn eigen administratie. Omdat er meerdere partners meewerken bestaat het risico dat uurgegevens in verschilend formaat op verschillende momenten worden aangeleverd. Dit kan een onnnodig ingewikkeld en tijdrovend declaratieproces tot gevolg hebben. Door in één systeem te werken wordt dit voorkomen. Er ontstaat een univorm urenregistratie, accordeer en rapporteer proces. Een basis voor de dashboards en financiele administratie en onafhankelijk van de partners. En het scheelt tijd!
Tegelijkertijd kunnen de partners zelf in het systeem de uren van hun medewerkers bekijken..

Het urenschrijfproces en de rollen

De projectmedewerker

De projectmedewerker schrijft uren en dient deze uren ter goedkeuring in bij de projectsmanager.
Een projectmedewerker kan uren schrijven op verschillende deelprojecten. Voor de geschreven uren geld teen tarief.

De projectmanager

De projectmanager(s) hebben inzag in de ingediende urenstaten voor hun deel van het project. Deze uren kunnen ze goedkeuren of afkeuren en teruggeven aan de projectmedewerker. De projectmanager heeft inzage in alle op zijn deelproject geschreven uren. Dit zijn de uren van alle projectmedewerkers, onafhankelijk van de projectpartner

De projectdirecteur

De projectdirecteur kan alle geschreven uren in het project bekijken en de uren van de managers goedkeuren.

De financieel manager

De financieel manager kan de goedgekeurde uren financieel verwerken. Hij kan voor iedere partner een urenlijst uitdraaien met de uren die gedeclareerd mogen worden. De financieel manager heeft inzicht in het totaal aan gedeclareerde uren voor het project en de deelprojecten en bijbehorende bedragen. Hij houdt wijzigingen van de tarieven bij.

Meekijk manager

Als een partner een proforma factuur binnen krijgt kan de meekijkgebruiker van de partner de uren in het systeem nogmaals controleren. Mogelijk kunnen uren nog naar andere systemen worden geexporteerd.

Project administrateur of beheerder

De beheerder houdt toezicht op het proces. Hij zorgt ervoor dat medewerkers de van hun verwachte taak kunnen uitvoeren door rechten uit te delen en toegang tot de benodigde gegevens toe te kennen.. De beheerder zorgt voor het onderhoud van het process.

Waarom ClockWise

De mogelijkheden van ClockWise sluiten uitstekend aan bij de beschreven projectorganisatie structuur, het process en de beschreven rollen en rechten. Hoe dit proces kan worden geimplementeerd en welke middelen beschikbaar zijn staat in de later volgende voorbeeld implementatie beschreven

Functioneel

- ClockWise zorgt ervoor dat de data univrm beschikbaar zijn
- het urenschrijf en declaratieproces wordt central geregeld
- de projectpartners kunnen hun eigen uren zelf bekijken en terwijl het systeem onafhankelijk van de partners blijft.
- rapportage over het project beschikbaar voor de projectmanagers
- gegevens exporteren of koppelen aan andere systemen (dashboard, administratief)
- heldere rollen en rechten over de ingevoerde gegevens, geen zorgen over wie welke data kan zien.

Operationeel

- er is een korte implementatietijd.
- er kan eenvoudig worden op en afgeschaald. Dit komt van pas bij de verschillende fases van het project waarbij meer en minder medewerkers uren hoeven bij te houden
- het is online en beschikbaar via apps
- er hoeven geen externen in uw eigen systeem met risico dat gegevens bij de verkeerde personen terecht komen.
- onafhankelijk derde partij

Een voorbeeld inrichting in ClockWise

In ClockWise is deze projectorganisatie met urenschrijf proces en bijbehorende rollen als volgt in te richten Het inrichten van het systeem kan worden uitgevoerd door de beheerder op de Beheer pagina.

Partners en hun medewerkers

Screenshot

In de map medewerkers worden de gebruikers ingevoerd in ClockWise Dit zijn alle medewerkers met de verschillende rollen die moeten kunnen inloggen in ClockWise

Eerst worden de partners als afdelingen ingevoerd.
Binnen deze afdelingen worden de medewerkers van de partner opgevoerd. Alle mogelijke rollen zijn voor iedere partner beschikbaar.

In het voorbeeld zijn voor Partner A vijf gebruikers ingevoerd waarvan drie projectmedewerkers, een projectmanager en een mee kijk medewerker. De Meekijk medewerker kan alle uren van de medewerkers van Partner A bekijken.

De projectorganisatie

Screenshot

Het project en de onderdelen wordt in de klant/projectstructuur opgevoerd. Bovenaan staat de Projectdirecteur. Daaronder de projectafdelingen en deelprojecten met hun eigen projectmanagers. Deze managers krijgen accordeerrechten voor de uren die geschreven zijn op hun project. Zo kan Projectmanager (B) alle uren geschreven op 1.1 Voorlopig ontwerp goedkeuren. Zowel de uren van Projectmedewerker 3 (A) van partner A en als die van Projectmedewerkers van partner B. Het goedkeuren is partner overstijgend.

De projectmedewerkers worden gekoppeld aan de projectonderdelen waar zij hun uren op mogen boeken. Een zelfde project medewerker kan gekoppeld worden aan meerdere deelprojecten met verschillende managers.

Het Proces

Een projectmedewerker schrijft uren op de projectonderelen waaraan hij is toegekend.
Dit kan via de webbrowser, met de mobiele apps of met de chrome app.
Aan het eind van de week kan deze worden ingeleverd.

Screenshot

De Projectmanager (C) van 1.2. Definitief ontwerp krijgt de projecturen ter akkoord aangeboden.

Screenshot

De Projectmanager (B) kan de uren van 1.1. Voorlopig ontwerp goedkeuren.

Screenshot

De Projectdirecteur kan de uren van de projectmanagers goedkeuren

Screenshot

De Beheerder houdt toezicht op hoe het process verloopt.

  1. Hij kan medewerkers die hun weken niet hebben ingeleverd met een druk op de knop een herinneringsmail sturen.
  2. Hij kan projectmanagers die hun project moeten goedkeuren een herinneringsmail sturen.
  3. Hij kan de taak van een manager overnemen als deze afwezig is.
Screenshot

De Financieel manager kan de geschreven en goedgekeurde uren van de partners per periode bekijken.

Screenshot

En kan proforma facturen per Partner genereren.

Screenshot

En automatisch een urenspecificatie meesturen per email..
De uren staan daarna vast in het systeem en worden niet meer ter facturatie aangeboden.
Zo heeft de financieel manager inzicht in wat de openstaande uren zijn.

In het Reversed Billing overzicht staan de gemaakt facturen.

Screenshot

De Meekijk medewerker (B) kan inloggen en de uren geschreven door alle medewerkers voor Partner B bekijken.

Screenshot

Ook de kostprijs is inzichtelijk.