Een projectorganisatie is tijdelijke organisatie die wordt opgericht om een project uit te voeren. De organisatie heeft een projectdirecteur, projectadelingen en eigen projectmanagers. De medewerkers van een projectorganisatie zijn medewerkers van verschillende bedrijven, ofwel de projectpartners.
De organisatie kan een, voor het project opgerichte, eigen (tijdelijke) rechtspersoon zijn. Bijvoorbeeld in de vorm van een VOF of THV.
Een projectorganisatie heeft en bepaalt zijn eigen administratie. Omdat er meerdere partners meewerken bestaat het risico dat uurgegevens in verschilend formaat op verschillende momenten worden aangeleverd. Dit kan een onnnodig ingewikkeld en tijdrovend declaratieproces tot gevolg hebben.
ClockWise biedt hier een oplossing in. Door namelijk in één systeem te werken wordt dit voorkomen. Er ontstaat een uniform urenregistratie, accordeer en rapporteer proces. Een basis voor de dashboards en financiele administratie en onafhankelijk van de partners. En het scheelt tijd!
Tegelijkertijd kunnen de partners zelf in het systeem de uren van hun medewerkers bekijken.
De projectmedewerker schrijft uren en dient deze uren ter goedkeuring in bij de projectsmanager.
Een projectmedewerker kan uren schrijven op verschillende deelprojecten. Voor de geschreven uren geld teen tarief.
De projectmanager(s) hebben inzag in de ingediende urenstaten voor hun deel van het project. Deze uren kunnen ze goedkeuren of afkeuren en teruggeven aan de projectmedewerker. De projectmanager heeft inzage in alle op zijn deelproject geschreven uren. Dit zijn de uren van alle projectmedewerkers, onafhankelijk van de projectpartner
De projectdirecteur kan alle geschreven uren in het project bekijken en de uren van de managers goedkeuren.
De financieel manager kan de goedgekeurde uren financieel verwerken. Hij kan voor iedere partner een urenlijst uitdraaien met de uren die gedeclareerd mogen worden. De financieel manager heeft inzicht in het totaal aan gedeclareerde uren voor het project en de deelprojecten en bijbehorende bedragen. Hij houdt wijzigingen van de tarieven bij.
Als een partner een proforma factuur binnen krijgt kan de meekijkgebruiker van de partner de uren in het systeem nogmaals controleren. Mogelijk kunnen uren nog naar andere systemen worden geexporteerd.
De beheerder houdt toezicht op het proces. Hij zorgt ervoor dat medewerkers de van hun verwachte taak kunnen uitvoeren door rechten uit te delen en toegang tot de benodigde gegevens toe te kennen.. De beheerder zorgt voor het onderhoud van het process.
De mogelijkheden van ClockWise sluiten uitstekend aan bij de beschreven projectorganisatie structuur, het process en de beschreven rollen en rechten. Hoe dit proces kan worden geimplementeerd en welke middelen beschikbaar zijn staat in de later volgende voorbeeld implementatie beschreven
- ClockWise zorgt ervoor dat data univorm beschikbaar is
- Het urenschrijf en declaratieproces wordt centraal geregeld
- De projectpartners kunnen hun eigen uren zelf bekijken, terwijl het systeem onafhankelijk van de partners blijft
- Rapportages over projecten zijn beschikbaar voor projectmanagers
- Gegevens exporteren/koppelen aan andere systemen (dashboard, administratief)
- Heldere rollen en rechten over de ingevoerde gegevens, duidelijkheid over wie welke data kan zien
- Er is een korte implementatietijd
- Er kan eenvoudig worden op en afgeschaald. Dit komt van pas bij de verschillende fases van het project waarbij meer en minder medewerkers uren hoeven bij te houden
- Het is online en ook beschikbaar via apps
- Er hoeven geen externen in uw eigen systeem. Houd uw gegevens bij de juiste personen
- Onafhankelijk derde partij
In ClockWise is de projectorganisatie met urenschrijfproces en bijbehorende rollen in te richten in het systeem. Dit kan worden uitgevoerd door de beheerder op de Beheer pagina.
In de map 'Medewerkers' worden de gebruikers ingevoerd in ClockWise. Dit zijn alle medewerkers met de verschillende rollen die moeten kunnen inloggen in ClockWise.
Eerst worden de partners als afdelingen ingevoerd.
Binnen deze afdelingen worden de medewerkers van de partner opgevoerd. Alle mogelijke rollen zijn voor iedere partner beschikbaar.
In het voorbeeld zijn voor Partner A vijf gebruikers ingevoerd waarvan drie projectmedewerkers, een projectmanager en een mee kijk medewerker. De Meekijk medewerker kan alle uren van de medewerkers van Partner A bekijken.
Het project en de onderdelen worden in de klant/projectstructuur opgevoerd. Bovenaan staat de Projectdirecteur. Daaronder de projectafdelingen en deelprojecten met hun eigen projectmanagers. Deze managers krijgen accordeerrechten voor de uren die geschreven zijn op hun project. Zo kan Projectmanager (B) alle uren geschreven op '1.1 Voorlopig ontwerp' goedkeuren. Zowel de uren van Projectmedewerker 3 (A) van partner A en als die van projectmedewerkers van partner B. Het goedkeuren is partner overstijgend.
De projectmedewerkers worden gekoppeld aan de projectonderdelen waar zij hun uren op mogen boeken. Een zelfde project medewerker kan gekoppeld worden aan meerdere deelprojecten met verschillende managers.
Een projectmedewerker schrijft uren op de projectonderelen waaraan hij is toegekend. Dit kan via de webbrowser, met de mobiele app of met de Chrome app.
Aan het eind van de week kan deze worden ingeleverd.
De Projectmanager (C) van '1.2. Definitief ontwerp' krijgt de projecturen ter akkoord aangeboden.
De Projectmanager (B) kan de uren van '1.1. Voorlopig ontwerp' goedkeuren.
De projectdirecteur kan de uren van de projectmanagers goedkeuren
De beheerder houdt toezicht op hoe het process verloopt.
De financieel manager kan de geschreven en goedgekeurde uren van de partners per periode bekijken.
Hij kan pro forma facturen per partner genereren.
En automatisch een urenspecificatie meesturen per e-mail.
De uren staan daarna vast in het systeem en worden niet meer ter facturatie aangeboden. Zo heeft de financieel manager inzicht in wat de openstaande uren zijn.
In het 'Reversed Billing' overzicht staan de gemaakte facturen:
De Meekijk medewerker (B) kan inloggen en de geschreven uren door alle medewerkers voor Partner B bekijken.
Ook de kostprijs is inzichtelijk.
info@clockwise.info
